Rangement en flex office : le poste qu’on sous-dimensionne

Ce que le casier remplace

En poste attribué, chacun dispose d’un caisson sous le plan de travail où restent les affaires courantes. En flex office, ce caisson perd sa fonction : rien ne reste au poste d’un jour à l’autre.

Le casier reprend cette fonction, mais ailleurs. Si sa capacité ou son emplacement ne suivent pas, les affaires reviennent sur le plateau, sur les rebords de fenêtre, dans les casiers des autres, et le principe du poste libre s’effondre en quelques semaines. Personne ne l’annonce, on constate simplement que les postes sont marqués.

Deux besoins, pas un

Le casier personnel garde ce qu’on ne transporte pas dans la journée : le manteau, le sac, les affaires personnelles, les documents à conserver. Il s’ouvre en arrivant et en partant.

Il reste ce qu’on emporte au poste pour la journée : ordinateur, câble, carnet, tasse. Sans un contenant prévu pour ça, un plateau ou une sacoche légère, les gens traversent le plateau les bras chargés et finissent par laisser leurs affaires sur place plutôt que de refaire le trajet. Prévoir le premier sans le second est l’oubli le plus fréquent, et le moins coûteux à corriger.

Ce qui décide de l’usage réel

• L’emplacement sur le trajet naturel : Le mur de casiers doit se trouver entre l’entrée et les postes, jamais derrière eux. Si l’accès impose un détour, il n’est fait qu’une fois le matin, et tout ce dont on a besoin dans la journée reste sur le bureau.
• La hauteur, qui s’attribue : Les rangées très hautes et très basses sont subies. Elles ne se laissent pas au hasard, et une part doit rester accessible sans se baisser ni tendre le bras. Sur un mur haut, les rangées extrêmes servent au stockage saisonnier, pas au quotidien.
• Le volume unitaire, manteau compris : Un casier doit accepter un sac, un ordinateur, des affaires personnelles, et un manteau selon la saison. Un volume calculé au plus juste se remplit dès le premier jour, et déborde en novembre.
• La fermeture : Serrure à clé, code ou badge. Le mode de fermeture décide de ce que les gens acceptent d’y laisser, donc de l’usage. Un casier qui ne ferme pas ne reçoit que des affaires sans valeur, et ne remplace donc rien.
• L’accessibilité pour tous : Une part des casiers doit être atteignable par une personne en fauteuil, à hauteur de préhension et avec un dégagement devant. Cela se décide à l’implantation du mur, pas après.

Combien, et pour qui

Le réflexe est d’aligner le nombre de casiers sur le nombre de postes. C’est une erreur de raisonnement : les postes sont partagés, les casiers ne le sont pas. Il en faut un par personne concernée, pas un par poste.

Et l’effectif à compter n’est pas seulement celui des équipes en flex. Les alternants, les prestataires de longue durée, les personnes à temps partiel qui viennent deux jours par semaine ont chacun besoin d’un endroit à eux, sinon ils s’installent dans celui d’un autre. Un casier partagé entre deux personnes à mi-temps fonctionne s’il est organisé, et pas s’il est subi.

C’est exactement cette différence qui se perd quand on cherche des économies sur cette ligne. Un casier de moins ne coûte rien au budget et coûte un poste marqué.

Attribué ou libre, il faut trancher

Le casier attribué est simple : chacun a le sien, tout le monde comprend. Il occupe en revanche de la surface pour des personnes absentes, ce qui devient sensible quand la présence est irrégulière.

Le casier libre, pris chaque jour, économise du volume mais demande un système, une discipline et une confiance. Dans les faits, les casiers libres se colonisent : au bout de quelques semaines, chacun reprend le sien sans que rien ne l’y autorise. Ce n’est pas grave si on l’a prévu, cela devient un sujet si la surface avait été calculée sur l’hypothèse inverse.

La combinaison qui tient le plus souvent : attribué pour les équipes présentes régulièrement, libre pour les populations de passage, avec une règle écrite et affichée sur le mur lui-même.

Le casier est aussi une cloison

Un mur de casiers fait écran et occupe une hauteur. C’est une occasion, souvent manquée, de régler autre chose au même endroit : délimiter une zone, masquer une circulation, traiter une réverbération si la face choisie est absorbante.

À l’inverse, un mur de casiers en matériau dur posé face à une paroi vitrée ajoute une surface réfléchissante dans un espace qui en a déjà trop. L’élément est acheté au lot mobilier, ses effets appartiennent à l’acoustique du plateau.

Ce que personne ne décide avant la livraison

Qui détient le passe général, et dans quelles conditions il est utilisé. Ce qui arrive au contenu d’un casier quand une personne quitte l’entreprise. Qui vide ceux qui restent fermés sans propriétaire, et selon quelle procédure. Ces questions appartiennent à l’exploitation, donc elles n’apparaissent dans aucune réunion de projet.

Elles se règlent en trois phrases avant la mise en service. Après, elles se règlent au cas par cas, c’est-à-dire mal, et un mur de casiers finit avec une proportion de cases inutilisables que personne n’assume de forcer.